Tips cara memimpin rapat yang baik dan efektif untuk pengusaha muda
Bagaimana cara memimpin rapat yang baik, efektif dan mehasilkan target. Disaat sebuah proses pekerjaan mengharuskan kita perlu mengulang di agendakan rapat kembali, maka sudah waktunya kita mengevaluasi dari proses rapat-rapat sebelumnya. Sebaiknya perlu kita ketahui ciri-ciri rapat yang tidak efektif, diantaranya:
· Persiapan rapat yang buruk
· Pembahasan yang sering keluar jalur
· Proses rapat yang tidak sistematis
· Data yang tidak lengkap dan banyak lagi yang lainnya
Perlu kita ketahu sebelumnya beberapa jenis rapat berdasarkan tujuannya, agar Proses rapat berjalan sistematis
· Rapat koordinasi kerja
· Rapat penyelesaian masalah
· Rapat evaluasi program kerja
· Rapat untuk sosialisasi
Saat ini kita bahas secara umum prinsip dasar memimpin suatu
rapat. Agar rapat dapat berjalan dengan baik tentunya kita perlu fokus pada
tiga tahapan yaitu
1. Sebelum rapat dimulai
2. Saat rapat berlangsung
3. Setelah rapat selesai
Sebelum rapat dimulai lakukan persiapan rapat sebagai berikut:
Menetapkan subject masalah dan target yang perlu di capai
Lengkapi data dan kelengkapan masalah lainnya
Menetapkan agenda rapat waktu dan peserta nya
Pastikan sarana ruangan dan segala perlengkapannya
Susun skenario jalannya rapat dalam mengantisipasi segala hal yang dapat menimbulkan gangguan
Menetapkan petugas rapat notulen narasumber dan sebagainya
Susun aturan rapat, agar rapat berjalan secara sistematis
Mengirimkan undangan rapat dengan secara jelas menyatakan agenda rapat dan informasinya
Saat rapat berlangsung:
Demi menjaga agar rapat berjalan baik dan effective maka
atur ritme penyelesaian dan koordinasi sesuai dengan aturan dan scenario yang
sudah kita susun. Hindari pembicaraan yang berkepanjangan karena akan membawa
masalah lebih bias dan tidak fokus. Rumuskan kesimpulan rapat, Lengkapi dengan
PIC yang bertanggung jawab di setiap point-point penting yang perlu dijalankan,
selanjutnya menutup rapat dengan apresiasi.
Setelah rapat selesai:
Sebagaimana yang sudah di jelaskan diatas, sebuah rapat harus menghasilkan target yang nyata, maka jangan lupa buatlah risalah rapat dan kemudian distribusikan kepada seluruh peserta, Selanjutnya lakukan memonitor dan evaluasi kegiatan dan tindak lanjut dari kesepatakan yang telah di buat saat rapat. Demikian sekilas cara effektif memimpin sebuah rapat
